پروژه ماژول نرمافزار مناقصات و قراردادها
شرکت سنگ آهن احیا سپاهان در راستای توسعه زیرساختهای نرمافزاری و حرکت بهسوی مدیریت هوشمند و شفاف فرآیندهای سازمانی، پروژهای راهبردی با عنوان ماژول نرمافزار مناقصات و قراردادها را آغاز نموده است. هدف اصلی از اجرای این پروژه، ارتقای شفافیت، کاهش بروکراسی، افزایش سرعت و دقت در مدیریت قراردادها و در نهایت یکپارچهسازی فرآیندهای مربوط به مناقصات است. این پروژه تاکنون به میزان ۴۰ درصد پیشرفت عملیاتی داشته و در حال تکمیل است.
در گام نخست، جلسات دمو با حضور مدیران و کارشناسان واحد قراردادها برگزار شد. در این جلسات، نیازهای سازمانی بهصورت دقیق بررسی گردید و قابلیتهای نرمافزار پیشنهادی بهطور کامل مورد ارزیابی قرار گرفت. نتیجه این جلسات، تأیید کارایی نرمافزار در پوشش فرآیندهای مرتبط با مناقصات، مزایدات و مدیریت قراردادها بود. پس از این مرحله، فرآیند اخذ قرارداد خرید نرمافزار تکمیل و پرداخت پیشپرداخت خرید ماژول نیز صورت گرفت تا زمینه برای استقرار و بهرهبرداری عملیاتی فراهم شود.
این نرمافزار با هدف دیجیتالسازی و یکپارچهسازی طراحی شده است و امکانات متنوعی در اختیار شرکت قرار خواهد داد. برخی از مهمترین مزایا و دستاوردهای آن عبارتاند از:
- کاهش زمان و هزینه در برگزاری مناقصات و مزایدات از طریق حذف مراحل غیرضروری و کاغذی.
- افزایش شفافیت در فرآیند انتخاب پیمانکاران و تأمینکنندگان با ثبت و ردیابی تمامی مراحل بهصورت الکترونیکی.
- مدیریت متمرکز قراردادها شامل انعقاد، تمدید، اصلاحیهها و خاتمه قرارداد در یک بستر واحد.
- پایش لحظهای وضعیت قراردادها و دریافت هشدارهای سیستمی در خصوص تاریخ سررسید یا الزامات قانونی.
- امکان گزارشگیری تحلیلی و دقیق جهت کمک به مدیران در تصمیمگیریهای راهبردی.
- یکپارچگی با سایر ماژولهای نرمافزاری شرکت از جمله مالی، منابع انسانی و لجستیک برای مدیریت جامع.
اجرای این پروژه نهتنها فرآیندهای مرتبط با واحد قراردادها را سادهتر، سریعتر و شفافتر خواهد کرد، بلکه در سطح کلان نیز موجب افزایش بهرهوری سازمانی و کاهش خطاهای انسانی خواهد شد. همچنین، دسترسی به یک پایگاه داده متمرکز قراردادها این امکان را فراهم میکند که مدیران در هر لحظه به اطلاعات بهروز و دقیق دسترسی داشته باشند و تصمیمات مؤثرتری اتخاذ نمایند.
در آینده نزدیک، با تکمیل مراحل استقرار، این نرمافزار بهطور کامل در سازمان پیادهسازی خواهد شد و واحد قراردادها قادر خواهد بود تمامی فرآیندهای خود را در محیطی یکپارچه و هوشمند مدیریت نماید. این موضوع گامی مهم در راستای تحقق چشمانداز دیجیتالسازی شرکت سنگ آهن احیا سپاهان و حرکت به سمت سازمانی کارآمد، شفاف و آیندهنگر خواهد بود.
