پروژه ماژول درخواستهای مالی کارکنان
شرکت سنگ آهن احیا سپاهان در راستای تحقق اهداف کلان تحول دیجیتال و ارتقای کیفیت خدمات منابع انسانی و مالی، اقدام به طراحی و پیادهسازی ماژول نرمافزاری درخواستهای مالی کارکنان نموده است. این پروژه که تاکنون بیش از ۷۰ درصد پیشرفت عملیاتی داشته، یکی از مهمترین گامها در مسیر دیجیتالیسازی فرآیندها و افزایش رضایت پرسنل محسوب میشود.
در گذشته، ثبت و رسیدگی به درخواستهای مالی کارکنان همچون مساعده، وام، علیالحساب، بازپرداخت هزینههای مأموریت یا سایر مطالبات، بهصورت سنتی و کاغذی انجام میگرفت. این موضوع علاوه بر اتلاف زمان، مشکلاتی همچون تأخیر در رسیدگی، خطاهای انسانی، ناهماهنگی بین واحدها و دشواری در پیگیری را به همراه داشت. شرکت سنگ آهن احیا سپاهان با هدف رفع این چالشها و همگامسازی با استانداردهای نوین مدیریت سازمانی، تصمیم به توسعه یک ماژول اختصاصی برای مدیریت الکترونیکی درخواستهای مالی گرفت.
در فاز نخست این پروژه، فرآیند خرید ماژول نرمافزاری و زیرساختهای لازم انجام شد. سپس تیم مشترکی متشکل از کارشناسان منابع انسانی، واحد مالی و فناوری اطلاعات تشکیل گردید تا نیازها و الزامات دقیق این سامانه مشخص شود. در ادامه، طراحی فلوهای کاری (Workflow) بهگونهای انجام گرفت که تمامی مراحل درخواست، بررسی، تأیید و پرداخت در یک مسیر مشخص و شفاف قرار گیرد.
با پیادهسازی این ماژول، پرسنل قادر خواهند بود از طریق کارتابل خدمات الکترونیکی بهصورت آنلاین درخواستهای مالی خود را ثبت کرده و وضعیت آن را بهصورت لحظهای مشاهده کنند. این فرآیند بدون نیاز به کاغذبازی و مراجعات حضوری انجام میشود و تمامی اطلاعات در سیستم بهصورت امن ذخیره و پردازش خواهد شد. همچنین، ماژول مذکور بهطور کامل با سیستمهای مالی و حقوق و دستمزد سازمان یکپارچهسازی شده تا عملیات ثبت، محاسبه و پرداخت بدون خطا و بهصورت خودکار انجام گیرد.
مزایا و دستاوردهای پروژه
- صرفهجویی در زمان و هزینه از طریق حذف فرآیندهای دستی و کاغذی.
- امکان پیگیری لحظهای وضعیت درخواستها توسط پرسنل بدون نیاز به مراجعه حضوری.
- افزایش دقت و شفافیت در رسیدگی به امور مالی کارکنان.
- کاهش خطاهای انسانی و دوبارهکاریها با استفاده از اتوماسیون فرآیندها.
- یکپارچگی با سایر سامانههای مالی و منابع انسانی برای بهبود کارایی سازمان.
- ایجاد رضایت و اعتماد بیشتر پرسنل نسبت به شفافیت و سرعت عملکرد واحد مالی.
- پوشش کلیه پرسنل شرکت بدون محدودیت در تعداد کاربران.
- حرکت به سمت سازمان دیجیتال و هوشمند در راستای اهداف کلان شرکت.
این پروژه در حال حاضر در مرحله پیادهسازی قرار دارد و با توجه به پیشرفت ۷۰ درصدی، پیشبینی میشود در آینده نزدیک به بهرهبرداری کامل برسد. با اجرای کامل این سامانه، شرکت سنگ آهن احیا سپاهان گامی مهم در مسیر تحول دیجیتال، بهبود تجربه کارکنان و افزایش بهرهوری سازمانی برخواهد داشت.
